Privacyverklaring HostingPark

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

RS IT Solutions, handelend onder de naam HostingPark is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Churchillplein 63, 6883 EW Velp
Kamer van Koophandel: 42109933
Vestigingsnummer: 000066133793
E-mail: info@hostingpark.nl
Support: support@hostingpark.nl
Telefoon: +31 6 18 70 52 65

HostingPark heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunnen via het bovenstaande e-mailadres worden gesteld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw gebruik kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, woonplaats, land, e-mailadres en telefoonnummer.
• Accountgegevens: klantnummer, gebruikers-ID, rol, accountstatus, wachtwoordhash, sessie- en verificatiegegevens. Wij slaan geen leesbare wachtwoorden op.
• Bestel- en dienstgegevens: gekozen pakket, facturatieperiode, domeinnaam, server- of hostingaccount, technische configuratie, opleverstatus en supportafspraken.
• Financiële gegevens: factuurnummer, factuurbedrag, btw, vervaldatum, betaalstatus en Moneybird-identificatoren. Betaalgegevens worden voor zover mogelijk door de betaal- of facturatiedienst verwerkt.
• Communicatie: contactformulieren, e-mails, supportverzoeken, storingsmeldingen en relevante notities.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres of een daarvan afgeleide hash, tijdstip, browser- en apparaatkenmerken, serverlogs, inlogpogingen, foutmeldingen, auditlogs en informatie over beveiligingsincidenten.
• Domein- en telecomgegevens: domeinhoudergegevens, verhuiscodes voor zover tijdelijk nodig, telefoonnummers, technische aansluitgegevens en verkeers- of gebruiksgegevens voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan.
• Gehoste inhoud: gegevens die op jouw website, mailbox, VPS of server staan. Voor deze inhoud is HostingPark vaak verwerker in opdracht van de klant.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of een BSN, tenzij dit uitzonderlijk wettelijk noodzakelijk is. Stuur zulke gegevens niet via gewone e-mail of het contactformulier.

3. Voor welke doelen en op welke grondslag?

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen jouw privacybelang en beperken wij de verwerking tot wat redelijkerwijs nodig is.

4. Hoe komen wij aan jouw gegevens?

Wij ontvangen gegevens:

• rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een bestelling, contactformulier, e-mail of supportverzoek;
• van een bevoegde medewerker van jouw organisatie;
• uit onze systemen en technische logs wanneer je de dienst gebruikt;
• van Moneybird over contacten, facturen en betaalstatussen;
• van DirectAdmin, server- en netwerkplatforms over technische dienststatussen;
• van registrars, registries, telecom- of andere leveranciers die nodig zijn om de gekozen dienst uit te voeren;
• uit openbare bronnen wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, fraudecontrole of zakelijke verificatie.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de genoemde doelen. Ontvangers kunnen zijn:

• Moneybird: voor klantcontacten, facturen, abonnementen, betaalstatussen en boekhouding;
• hosting-, datacenter-, netwerk- en serverleveranciers: voor infrastructuur, monitoring en technische ondersteuning;
• DirectAdmin en andere beheerplatforms: voor automatische of handmatige oplevering en beheer;
• domeinregistrars en registries: voor registratie, verhuizing en beheer van domeinnamen;
• telecom- en VoIP-leveranciers: voor nummers, verbindingen en telefoniediensten;
• e-mail- en communicatieleveranciers: voor transactionele berichten en support;
• accountants, juridisch adviseurs en incassodienstverleners: wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is;
• bevoegde overheidsinstanties: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken maken wij, waar de AVG dit vereist, afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik.

6. Persoonsgegevens op de dienst van onze klant

Wanneer een klant via HostingPark persoonsgegevens van eigen bezoekers, medewerkers of klanten verwerkt, bepaalt die klant meestal het doel en de middelen. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en HostingPark treedt op als verwerker.

HostingPark verwerkt die gegevens alleen voor het leveren, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van de dienst, volgens de overeenkomst en geldige instructies. Waar nodig sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Verzoeken over gegevens op een website of systeem van een klant moeten in eerste instantie aan die klant worden gericht.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen bij voorkeur leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer een leverancier of subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg. Op verzoek geven wij meer informatie over relevante waarborgen, voor zover vertrouwelijkheid en beveiliging dit toelaten.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De exacte termijn hangt af van het doel, de overeenkomst, beveiligingsrisico’s en wettelijke verplichtingen. Wij hanteren in beginsel de volgende richtlijnen:

• Account- en dienstgegevens: gedurende de klantrelatie en doorgaans maximaal 24 maanden daarna, behalve gegevens die langer nodig zijn voor administratie, claims of beveiliging.
• Facturen en basisadministratie: minimaal zeven jaar of langer wanneer een specifieke fiscale regeling dit vereist.
• Contactaanvragen zonder overeenkomst: doorgaans maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke communicatie.
• Supporttickets en operationele communicatie: doorgaans maximaal 24 maanden na afsluiting, tenzij langer nodig voor een lopende dienst, incident of geschil.
• Inlog-, beveiligings- en technische logs: doorgaans maximaal zes maanden; relevante incidentgegevens kunnen langer worden bewaard zolang onderzoek, herstel of juridische afhandeling dit vereist.
• Mislukte of geannuleerde bestellingen: doorgaans maximaal twaalf maanden, behalve wanneer financiële of fraudepreventiegegevens langer nodig zijn.
• Back-ups: volgens de technische back-upcyclus; verwijderde gegevens kunnen gedurende een beperkte periode nog in beveiligde back-ups aanwezig zijn en worden daarna automatisch overschreven.
• Marketingvoorkeuren: totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt; een minimale uitsluitregistratie kan worden bewaard om te voorkomen dat opnieuw ongewenste berichten worden gestuurd.

Wanneer gegevens nodig zijn voor een juridisch geschil, wettelijke plicht of beveiligingsonderzoek, kunnen wij ze langer bewaren zolang dat noodzakelijk is.

9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar passend versleutelde verbindingen, beperkte toegangsrechten, wachtwoordhashing, logging, updates, back-ups, netwerkbeveiliging, geheimenbeheer en controles op misbruik.

Geen systeem is volledig risicoloos. Meld een mogelijke kwetsbaarheid of datalek zo snel mogelijk via support@hostingpark.nl. Misbruik een kwetsbaarheid niet en bekijk of wijzig geen gegevens die niet van jou zijn.

10. Geautomatiseerde controles en beslissingen

Het portaal kan factuurstatussen automatisch uit Moneybird verwerken. Wanneer een factuur na herinnering en de ingestelde respijtperiode achterstallig blijft, kan een expliciet aan die factuur gekoppelde dienst automatisch worden geblokkeerd. Na geregistreerde betaling kan de dienst automatisch worden hersteld.

Deze verwerking gebruikt factuurstatus, vervaldatum, openstaand bedrag, koppeling met de dienst en ingestelde respijtregels. Er wordt geen kredietscore of marketingprofiel gebruikt. Ben je het niet eens met een blokkering, dan kun je via support menselijke beoordeling vragen, jouw standpunt toelichten en een fout laten corrigeren.

11. Cookies en lokale opslag

De website en het klantenportaal gebruiken noodzakelijke sessiecookies voor inloggen, beveiliging, CSRF-bescherming en de werking van formulieren. Deze cookies zijn nodig om de gevraagde dienst te leveren.

Op het moment van deze versie gebruiken wij op de openbare website geen advertentiecookies of marketingpixels. Wanneer later analyse- of marketingcookies worden toegevoegd, passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

12. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je recht op:

• informatie over de verwerking;
• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt;
• intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast;
• menselijke tussenkomst en betwisting bij een relevante geautomatiseerde beslissing.

Stuur een verzoek naar info@hostingpark.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Soms mag die termijn volgens de AVG worden verlengd; daarvan ontvang je bericht.

Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld vanwege de rechten van anderen, wettelijke bewaarplichten, beveiliging of een juridisch geschil. Wij leggen een weigering uit.

13. Vragen en klachten

Neem bij een privacyvraag of klacht eerst contact op via info@hostingpark.nl. Wij proberen het probleem zorgvuldig op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contact- en meldmogelijkheden staan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. Bovenaan staat de actuele versie en wijzigingsdatum. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij actieve klanten via een passend kanaal.